Dokumentation

Sie wollen newsroom ganz genau kennen lernen? Ihre IT-Abteilung hat spezifische Detailfragen? Sie suchen nach einer Anleitung für Ihre Kollegen? Auf dieser Seite finden Sie Antworten.

Wiki & Tutorials

Hier finden Sie unsere umfangreichen Handbücher sowie ein Wiki mit allen notwendigen Informationen zur Nutzung von newsroom.

Fragen & Antworten

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl der häufigsten Fragen, die uns zu newsroom gestellt werden. Diese beinhalten, allgemeine Fragen, technische Details und Informationen zum Thema Datenschutz.

Allgemeine Fragen

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf allgemeine Fragen zur Nutzung von newsroom.

Welche Variante von newsroom benötigt mein Unternehmen?

Wir bieten drei newsroom-Varianten an: Teams, Business und Enterprise.

Teams ist optimal für kleine und mittlere Unternehmen, Kommunen, Verbände und Agenturen mit bis zu fünf Anwendern. Potenzielle Nutzer sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunikationsabteilung sowie Mitglieder der Geschäftsleitung. Wir haben eine kompakte Lösung entwickelt für alle, die die Planung von Kommunikationsaktivitäten und Events mit Tabellenkalkulationen für suboptimal halten und ein praktisches Tool für Planung, Produktion und Publikation von Kommunikationsinhalten aus einem Guss suchen – das auch in kleine Budgets passt.

Business ist für mittlere und große Unternehmen, Verwaltungen, Verbände und Agenturen mit komplexen Strukturen ausgelegt. Diese Variante bildet den Rahmen für das Management anspruchsvoller Aufgaben in der Integrierten Kommunikation mit mehr als einer Handvoll an Formaten, Kanälen und Zielgruppen. Sie vernetzt die Arbeit und die Ideen von Kommunikationsabteilungen und Fachfunktionen sowie Marktverantwortlichen. Ein wesentliches Feature ist die Einbindung von Experten in die Abstimmung von Inhalten sowie das integrierte Übersetzungsmanagement.

Enterprise ist konzipiert für große und weltweit operierende Unternehmen, Verwaltungen und Verbände mit komplexen Strukturen sowie Agenturen mit international ausgerichtetem Kundenportfolio. Im intensiven Dialog mit den Praktikern von mch: entsteht ein maßgeschneiderter Rahmen für das souveräne Management anspruchsvollster Aufgaben in der Planung und Steuerung Integrierter Kommunikation und Newsrooms. So wird der ebenso transparente wie effiziente Austausch zwischen Kommunikations- und Fachabteilungen, Marktverantwortlichen, Eventmanagern, Marketingfunktionen und dem Key-Account-Management sowie dem Top-Management möglich: Die gekonnte Orchestrierung setzt die Ressourcen effektiv ein – und schafft Freiräume für kreative Content-Entwicklung.

Was kostet die Nutzung von newsroom?

Teams ist ab 19,90 Euro pro Nutzer und Monat zu haben. Beispiel: Zehn Nutzer kosten 199 Euro pro Monat oder 2.388 Euro im Jahr – inkl. Server und Software-Updates. Als Vergleich: Office-Softwarepakete großer Softwarehersteller kosten in der Regel rund zehn Euro pro Nutzer und Monat, sie sind aber für die effiziente Kommunikation bei weitem nicht so optimal ausgelegt wie newsroom für Teams.

Business ist ab 39,90 Euro pro Nutzer und Monat zu bekommen. Beispiel: Für 35 Nutzer werden 1.396,50 Euro pro Monat oder 16.758 Euro im Jahr abgerufen – inkl. Server und Programm-Updates. Das ist weniger als die Hälfte der durchschnittlichen Personalkosten für einen Beschäftigten im Kommunikationsbereich. Diese Summe rechnet sich sehr schnell, indem z. B. durch hohe Transparenz Doppelarbeit und aufwendige Feuerwehreinsätze vermieden werden.

Enterprise weist 59,90 Euro pro Nutzer und Monat als Orientierungspreis aus. Der tatsächliche Preis ergibt sich individuell pro Kunde für die maßgeschneiderte Variante. Beispiel 1: Ein großes mittelständisches Unternehmen benötigt nur wenige Ergänzungen und Anpassungen der Variante newsroom Business. In diesem Fall wird der Preis pro Nutzer und Monat eher in der Nähe von 39,90 Euro liegen. Beispiel 2: Ein international aufgestellter Konzern will newsroom Enterprise auf einem eigenen Server hosten, SSO („single sign-on“) aktivieren, diverse Schnittstellen zu Content-Management-Systemen (CMS) und Social-Media-Kanälen aktivieren. In diesem Fall liegen die Kosten unter Umständen bei mehr als 59,90 Euro pro Nutzer und Monat – plus ggf. einmalige Kosten für die individuelle Einbettung von newsroom in die Systemlandschaft des Konzerns.

Kann man newsroom kaufen?

Nein, newsroom wird ausschließlich über ein Lizenzmodell zur Verfügung gestellt. So lässt sich newsroom am besten mit einem hohen Maß an Flexibilität individuell einsetzen und der Wartungsaufwand für den Kunden entfällt.

Sind die Hosting-Kosten für newsroom im Angebot mit inbegriffen?

Die externen Hosting-Kosten ja, die Kosten für ein internes Hosting können es naturgemäß nicht sein. Im Falle eines internen Hostings bleibt die Lizenzgebühr unverändert.

Gibt es einen Nutzungs-Vertrag/-Vereinbarung?

In der Regel haben unseren Kunden mit den IT- und Einkaufsabteilungen abgestimmte Standard-Verträge, über die die Nutzung von newsroom geregelt ist. Sollte dies bei Ihnen nicht der Fall sein, können wir Ihnen gerne unser Vertragsmuster zusenden.

Wie lange ist die Vertragslaufzeit für die Nutzung von newsroom?

Die Regelvertragslaufzeit beträgt ein Jahr, die sich ohne fristgerechte Kündigung um jeweils ein Jahr verlängert. Bei den Varianten „newsroom advanced“ und „newsroom premium“ sind gesonderte Absprachen möglich.

Gibt es ein Service-Level-Agreement oder eine Support-Vereinbarung?

In der Regel definieren wir diese individuell mit jedem Kunden. Als Standard bieten wir einen 3rd-Level Support an: Der Support bezieht sich ausschließlich auf beim Nutzer von newsroom liegende Anwendungs-Probleme. Jeder Anruf bzw. jede Mail wird mit mindestens 10 Minuten Zeitaufwand bewertet. Der Service steht werktäglich zu den Bürozeiten 09.00 bis 17.00 Uhr zur Verfügung.

Haben Sie eine Vertraulichkeitsvereinbarung?

Ja, diese senden wir Ihnen auf Anfrage gerne zu. Wir können alternativ eine entsprechende Vereinbarung Ihres Unternehmens unterzeichnen.

Muss newsroom auf dem PC/Laptop installiert werden?

Nein, newsroom ist web-basiert und kann über jeden gängigen Web-Browser (z. B. Internet Explorer, Chrome, Firefox) genutzt werden.

Kann newsroom auf einem Server unseres Unternehmens gehostet werden?

Ja, allerdings nur in der Variante Enterprise. Ausnahmen sind auch bei Business möglich, allerdings fallen wegen des höheren Wartungsaufwands zusätzliche Kosten an. Sprechen Sie uns einfach an, wir finden gemeinsam eine Lösung.

Bietet newsroom auch Single Sign-on (SSO) an?

Ja, allerdings grundsätzlich nur in der Variante Enterprise.

Wir können eine SSO-Lösung sowohl bei einem „on-premises Hosting“ als auch beim Hosting in unserem Rechenzentrum anbieten. Bitte sprechen Sie uns dazu einfach an. Dann klären wir die Details und erstellen Ihnen ein Angebot. Möglich sind anbindungen über das Active Directory (internes Hosting), SAML oder Microsoft Azure.

Gibt es eine Rechte-Verwaltung in newsroom?

Ja. newsroom ist prinzipiell auf hohe Transparenz von Planung und Inhalten für alle Nutzer ausgelegt, bietet aber gleichzeitig eine klare Rechtestruktur. Diese wird über fünf „Rollen“ abgebildet:

  • Der „Administrator“ hat vollen Zugriff auf das gesamte System (inkl. Backend) und alle Daten.
  • Der „Editor-in-Chief“ (Chef vom Dienst/CvD) hat Zugriffsrechte auf alle für die Steuerung von newsroom relevanten Funktionen im Backend (z. B. Einträge in die Tag-Liste, Abbildung der Orga-Struktur, Nutzer-Profile, Event- und Aktivitätstypen) sowie alle Funktionen im operativen Betrieb (z. B. Anlegen neuer Themen, Aktivitäten, Zuweisung von Aufgaben an „Owner“).
  • Der „Editor“ hat Zugriff auf seine eigenen Profileinstellungen sowie seine Aufgaben. Er kann z. B. neue Aktivitäten und Events anlegen und diese bearbeiten, aber keine neuen Tags oder Themen anlegen oder anderen „Ownern“ Aufgaben zuweisen.
  • Der „Experte“ hat ausschließlich Zugriff auf seine eigenen Profileinstellungen sowie seine Aufgaben – darüber hinaus sieht der „Experte“ keine weiteren Inhalte in newsroom.
  • Der „Übersetzer“ hat ausschließlich Zugriff auf seine eigenen Profileinstellungen sowie seine Aufgaben – darüber hinaus sieht der „Übersetzer“ keine weiteren Inhalte in newsroom.

Kann ich in newsroom Inhalte anlegen, die nicht jeder sehen darf?

Ja. Dabei nutzen wir das newsroom-Prinzip, dass jeder Kommunikations-Aktivität ein oder mehrere „Owner“ zugeordnet sein müssen. Ein Klick in die Selektion „Inhalt nur für Aktivitäts-Owner“ macht die Aktivität nur für die festgelegten „Owner“ sichtbar – alle anderen wissen nicht, dass es diese Aktivität gibt.

In welchen Sprachen steht newsroom zur Verfügung?

Wir bieten newsroom standardmäßig in deutscher und englischer Sprache an. Weitere Sprachen können auf Anfrage implementiert werden.

Kann ich in newsroom Inhalte produzieren?

Ja. Mit newsroom lassen sich beliebig viele Formen von Inhalten („Aktivitäts-Typen“) planen und produzieren. Für die Produktion von Inhalten sind entsprechende Templates hinterlegt. Bei Bedarf werden weitere Templates individuell entwickelt und bereitgestellt (Variante Enterprise).

Kann ich in newsroom Inhalte abstimmen?

Ja. Dabei können sowohl Nutzer von newsroom als auch „Experten“ zur Prüfung von Inhalten z. B. bei Technik- oder Finanzangaben sowie verwendeten Zitaten bzw. zur Mitarbeit am Inhalt einer Aktivität eingeladen werden.

Kann ich Content direkt aus newsroom heraus publizieren?

Ja. Die Standard-Schnittstellen von newsroom umfassen z. B.  Twitter und beekeeper. Weitere Schnittstellen können auf Anfrage programmiert werden (Variante Enterprise). Alle Varianten verfügen über eine PDF- und Word-Exportfunktion für Text-Inhalte sowie ein Standard-Template für Digitalkanäle.

Am sinnvollsten ist für umfangreiche Publikationsarbeit aus newsroom heraus die Variante Enterprise, da hier die Schnittstellen individuell an die genutzten Content-Management-Systeme (CMS) angepasst werden. Die Erfahrung zeigt z. B., dass sich selbst gängige Systeme wie WordPress oder Typo3 in der jeweiligen Anwendung in Unternehmen bzw. Organisationen teils erheblich unterscheiden – daher ist die individuelle Anpassung pro Kunde am sinnvollsten und letztlich am effektivsten. Wir beraten dazu gerne.

Kann ich in newsroom Kommunikations-Prozesse abbilden?

newsroom verfügt in allen Varianten über eine Statusauswahl und -anzeige. Es gibt drei Prozessgruppen: „Start“, „Edit“, „Finish“. Diese können individuell pro Gruppe um beliebig viele Prozessschritte und Farbcodes erweitert werden, z. B.: „Vorschlag für Konferenz“, „Vorschlag akzeptiert“, „In Arbeit“, „1. Abstimmung“, „GF-Abstimmung“ „Prefinal“, „Final“, „Fertig“. Entsprechend zeigt newsroom den aktuellen Status mit entsprechendem Farbcode zu jeder Aktivität an. So wird auf einen Blick sichtbar, wo noch was „hakt“ oder ob alles auf „Grün“ steht.

Kann ich Termine und Aufgaben aus newsroom exportieren?

Ja. newsroom verfügt ab der Variante Business über eine Exportfunktion zu MS-Outlook.

Wie erfahre ich, wenn es in newsroom neue Informationen für mich gibt?

newsroom bietet verschiedene Informationswege an:

An jede Aktivität können Kommentare in einer Art „Chatfunktion“ angehängt werden.

Außerdem ist in newsroon ein „notification“-Tool integriert, mit dem alle für den jeweiligen Nutzer individuell relevanten Informationen angezeigt werden – z. B. neue Aufgaben, Änderungen an bestehenden Aktivitäten, neue Kommentare, Status-Änderungen etc.

Mit newsroom-Aufgaben beauftragte „Experten“ bzw. „Übersetzer“ erhalten eine entsprechende Mail mit einem Link, der direkt zur Aufgabe führt.

Kann ich externe Nutzer in newsroom anlegen bzw. aktivieren?

Auf den von uns gehosteten newsroom-Varianten ist dies problemlos möglich – so lassen sich z. B. Mitarbeiter beauftragter PR-Agenturen als „Editoren“ oder Übersetzungs-Dienstleister als „Übersetzer“ nahtlos einbinden. Bei von Kunden selbst gehosteten newsroom-Varianten kann die Einbindung externer Nutzer aufgrund von Firewall-Einstellungen problematisch bis unmöglich sein.

Muss ich newsroom selber konfigurieren und einrichten?

newsroom ist so konzeptioniert, dass jede Nutzergruppe das System auch ohne spezielle Vorkenntnisse einrichten kann. Aber selbstverständlich unterstützt das newsroom-Team von media.works Sie bei der Einrichtung.

In der Praxis hat sich gezeigt, dass ein eintägiger Praxisworkshop mit bis zu zehn Teilnehmern, der efizienteste Weg ist, um die jeweilige newsroom-Variante optimal an die Prozesse und Arbeitsabläufe der jeweiligen Organisation anzupassen.

Gibt es Schulungen für die Nutzer von newsroom?

newsroom ist so konzeptioniert, dass Nutzer sich ohne spezielle Vorkenntnisse  schnell orientieren und sofort loslegen können. Unser Credo ist: „Sie können in newsroom nichts falsch machen!“ Aber selbstverständlich bieten wir newsroom-Web-Schulungen sowie Trainings-Sessions vor Ort an.

Gibt es für newsroom auch eine „Hotline“?

Das newsroom-Team von media.works bietet je nach Bedarf des Kunden verschiedene Service-Pakete an – von einem einfachen digitalen Ticket-System bis hin zur Integration in Helpdesk-Supportsysteme bei großen Unternehmen – auf Anfrage und individuell gestaltet. Sprechen Sie uns einfach an, welche Lösung für Ihr Unternehmen die beste ist!

Zudme ist in jede newsroom-Variante ein Chat integriert, über den Nutzer das media.works-Team jederzeit einfach erreichen, um Fragen direkt zu klären.

Technische Details

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf technische Fragen zur Nutzung von newsroom, die vor allem für die IT-Abteilung Ihres Unternehmens relevant sind.

Wie stellen Sie die Sicherheit (Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität) der Informationen in der Software sicher?

Die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität stellen wir über die technischen und organisatorischen Maßnahmen für newsroom sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Rechenzentrums sicher. Beide Dokumente erhalten Sie gerne auf Anfrage von uns.

Wird die Software weiterentwickelt und auf dem technisch aktuellen Stand gehalten, um eine dauerhafte Nutzbarkeit in einem sich technisch wandelnden Umfeld zu gewährleisten?

Ja. Kleinere Updates werden im 2-wöchigen Rhythmus eingespielt. Größere Updates, die zum Beispiel neue Funktionalitäten für die User enthalten, werden in einem mit unseren Kunden abgestimmten Zeitraum eingespielt.

Wie stellen Sie sicher, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten in der Software erhalten?

Der Zugang zu newsroom erfolgt über einen verschlüsselten Kanal (https) und über eine Zugangskontrolle (Benutzername/Passwort). newsroom schreibt jeden fehlgeschlagenen Versuch eines Logins in ein Logfile. Kommt es zu wiederholten fehlgeschlagenen Login-Versuchen bei einem gültigen Benutzernamen bzw. Account, wird nach dem fünften Versuch der Account für eine Zeitspanne von fünf Minuten deaktiviert und der Administrator informiert.
Zudem kommen die technischen und organisatorischen Maßnahmen des von uns eingesetzten deutschen TÜV-geprüften Rechenzentrums zum Tragen.

Wie ist die Datensicherung organisiert?

Die Datensicherung erfolgt kontinuierlich mit Voll-Backups. Die Sicherung wird jeweils doppelt abgelegt. Wenn es hier von Kundenseite weitere Anforderungen gibt, lassen sich diese einrichten.
Vom Server wird alle 24 Stunden ein Voll-Backup erstellt.
newsroom-Instanz: Zusätzlich werden Voll-Backups der Datenbank erstellt, bevor Updates eingespielt werden. In Absprache mit dem Kunden können weitere Backups erstellt werden.

Wo wird das Backup aufbewahrt? Im gleichen Gebäude(-komplex) wie die Server?

Die Backups werden an einem sicheren, ausgelagerten Ort aufbewahrt. Die Backups sind online von überall verfügbar. Ein Restore ist über uns bzw. das Rechenzentrum zu den üblichen Betriebszeiten möglich.

Wie lange dauert die Wiederherstellung nach einem Serverausfall?

Dies ist Abhängig von der Ursache des Serverausfalls, sodass wir hier keine konkrete Aussage treffen können. Sollten Sie hierzu erweiterten Informationsbedarf haben, sprechen Sie uns gerne an und wir klären Ihre Fragen gemeinsam mit dem Anbieter des von uns eingesetzten Rechenzentrums.

Wie weit geht die Sicherung zurück?

Systemintern: Bis zum Beginn des Systems zurück verfolgbar (Archivfunktion)
Die Server-Backups sind jeweils 14 Tage zurück verfügbar.

Wie wird sichergestellt, dass newsroom dauerhaft erreichbar ist?

Die in newsroom gespeicherten Daten liegen auf Servern in einem deutschen TÜV-geprüften Rechenzentrum bzw. in einem vom jeweiligen Kunden benannten Rechenzentrum. Dementsprechend gelten Verfügbarkeitsniveaus nahe 100 Prozent; zudem ist die Anbindung an mehrere Netzwerkknoten sichergestellt. Wird ein internes Hosting angestrebt, greifen die mit dem jeweiligen Kunden abgestimmten bzw. beauftragten SLA-Zeiten.

Ist eine permanente Überwachung der Erreichbarkeit der Server garantiert, damit im Störfall sofort Gegenmaßnahmen eingeleitet werden können?

Ja.

Wie war die echte Verfügbarkeit der Anwendung in der Vergangenheit?

Die Verfügbarkeit liegt bei 99,9%.

Können einzelne Dateien/Einträge wiederhergestellt werden?

Nein. Solange Einträge im System verknüpft sind, ist es nicht möglich, Einträge zu löschen.

Wie welches Volumen zum Speichern von Daten ist verfügbar?

Auf dem Server: Aktuell haben wir keine Volumenbegrenzung definiert. Dies kann in Absprache mit dem Kunden gerne individuell festgelegt werden.
Systemintern: 10MB pro Datei, die zu Aktivitäten hochgeladen werden können. Die Dateigröße kann nach Absprache individuell abgepasst werden.

Was passiert wenn das vorhandene Datenvolumen aufgebraucht ist?

Der Kunde erhält eine Benachrichtigung bei Erreichung von 80%. Der Zukauf von Datenvolumen ist auf Absprache möglich.

Wie würden Updates und neue Releases bei einem „on-premises Hosting“ bereitgestellt und aufgespielt werden?

Wir benötigen dafür den (üblichen) Zugang zur Administrierung des Servers, um Updates aufzuspielen. Zugriffe erfolgen von statischen IP-Adressen und können so mit entsprechenden Firewall-Regeln erlaubt werden. Im Idealfall erhalten wir dazu eine VPN-Verbindung, um auch im Supportfall auf die Applikation zugreifreifen zu können.

Welche Datenbank ist bei einem „on-premises Hosting“ zu verwenden?

MySQL Serverund PHP ab Version 7.2.

Müssen Firewall-Regeln bei einem „on-premises Hosting“ angepasst werden?

Bei einem „on-premises Hosting“ müssen die IP-Adressen von media.works und dem Update- & Lizenzserver freigegeben werden, Ports 22 / 443 (SSH Zugriff und HTTPS).

Welche Hardware-Voraussetzungen sind zur Nutzung von „newsroom“ notwendig?

Wir empfehlen:
• Arbeitsspeicher: 16 GB RAM
• Festplatte: 10 GB HDD
• Prozessor: aktuelle Generation, z. B. Intel Quad Core Xeon E5
• Monitore: Full-HD-Auflösung

Welche Software-Voraussetzungen sind zur Nutzung von newsroom notwendig?

newsroom kann in den gängigen Internetbrowsern, d. h. Safari, Chrome, Firefox, Internet Explorer und Edge – jeweils in den aktuellen Versionen –, genutzt werden.

Sind auf Client-Seite weitere Installation wie z. B. JAVA notwendig?

Auf den Clients wird keine zusätzlich installierte Software benötigt.

Kann eine 2-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden?

2-Faktor-Authentifizierung ist nach individueller Absprache möglich

Mit welcher Technologie werden Interfaces zu newsroom gestaltet?

Es ist grundsätzlich möglich, jedes System an newsroom anzubinden, da newsroom in der Regel das „führende“ System ist. Als API bieten wir SOAP und WSDL an. Standardschnittstellen stehen z. B. zur Mitarbeiter-App Beekeeper und zu dpa-Agenda  zur Verfügung.

Ist newsroom Unicode-fähig?

Ja.

Datenschutz

In diesem Abschnitt finden Sie Antworten auf Fragen rund um das Thema Datenschutz und newsroom.

Welche personenbezogenen Daten werden in newsroom erfasst?

• Benutzername, E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Uhrzeit von Einträgen
• Freiwillige Angaben: weitere Vornamen, Jobtitel
• Beim Anlegen von Einträgen werden der Benutzername und die Uhrzeit protokolliert.

Wo und wie lange werden diese Daten vorgehalten?

Bis zur Löschung der Datenbank.

Welche Schutzfunktionen bietet newsroom an, um Verletzungen des Datenschutzes vermeiden zu können?

Der Zugriff auf newsroom ist ausschließlich mit einem personalisierter Log-In möglich. Nutzer können dabei ausschließlich von einem Administrator angelegt werden. Zudem werden Ihnen entsprechende Berechtigungen zugewiesen. Nur Administratoren haben Zugriff auf das User-Verzeichnis.

Gibt es eine Verhaltensnorm zum Datenschutz?

Ja. Wir haben bei uns ein entsprechendes Datenschutz-Managementsystem aufgebaut, das unter anderem eine allgemeine Datenschutz-Richtlinie enthält.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen sind bei Ihnen umgesetzt, um unsere Daten zu schützen?

Wir haben eine umfangreiche Liste mit unseren technischen und organisatorischen Maßnahmen zusammengestellt. Auf Anfrage stellen wir Ihnen diese gerne zur Verfügung.

Wie ist das Berechtigungskonzept von newsroom?

In newsroom gibt es die Rollen Administrator, Editor-in-Chief, Editor, Experten und Übersetzer. Administratoren haben vollen Zugriff auf das Backend des Systems. Ein Editor-in-Chief kann alle für die Steuerung der Tagesarbeit und organisatorischen Strukturen nötigen Änderungen im Backend vornehmen. Editoren haben im Backend lediglich Zugriff auf ihr jeweiliges Nutzerprofil. Experten und Übersetzer haben lediglich Zugriff auf ihr jeweiliges Nutzerprofil und die ihnen übertragenen Aufgaben, sie können keinerlei Planungsdaten im System sehen (weder Listen- noch Kalenderansicht ist freigeschaltet).

Wie wird sichergestellt, dass Benutzer ausschließlich Zugriff auf Informationen zu erhalten, für die sie Zugriffsrecht haben?

Durch den personalisierten Login ist sichergestellt, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf newsroom haben. Zudem werden jedem User jeweils mit seiner Rolle im System entsprechende Berechtigung zugewiesen. Diese können durch eine Zuordnung zu einer Unit oder einem Markt weiter eingeschränkt werden. Diese Einstellungen werden zentral durch einen Administrator verwaltet.

Wie ist sichergestellt, dass unbefugte Benutzer keine Informationen erzeugen, ändern oder löschen?

Durch den personalisierten Login ist sichergestellt, dass nur befugte Benutzer Zugriff auf newsroom haben. Die User werden zentral von einem Administrator oder je nach Kundenbedarf auch Editor-in-Chief angelegt und verwaltet. Darüber hinaus kann ein Editor-in-Chief Themen, Events, Aktivitäten im Frontend und Strukturinformationen wie Units, Tags, Märkte, Sprachen etc. im Backend ändern oder löschen. Editoren können lediglich die Themen, Events oder Aktivitäten ändern oder löschen, bei den Sie als „Owner“ eingetragen sind und damit entsprechende Rechte erhalten haben.

Welche Serverstandorte gibt es?

Die Server stehen ausschließlich in Deutschland.

Werden die Daten verschlüsselt übertragen?

Ja, mittels SSL-Verschlüsselung.

Ist sichergestellt, dass nach Ende der Vertragslaufzeit die Daten aus newsroom in ein anderes Tool migriert bzw. exportieren werden können?

Ja, nach Beendigung des Vertrages erlauben wir für drei Monate den weiteren Zugriff auf das System. Es können dann aber keine Daten mehr eingetragen, bearbeitet oder gelöscht werden (nur lesender Zugriff). Datenexporte sind z. B. per Excel oder Word möglich. Nach Ablauf der drei Monate wird der Datenbestand entsprechend der Datenschutz-Richtlinien unwiderruflich vernichtet, inklusive der Backups (soweit technisch möglich).

Welche Daten würden für eine solche Migration aus newsroom heraus mitgenommen und welche Daten würden zwangsläufig gelöscht?

Grundsätzlich können alle Daten migriert werden. Einschränkungen kann es bei der Abbildung von verschiedenen Bearbeitungsvarianten von Inhalten (Versionierung) geben. Die Inhalte an sich sind aber alle in ein Standard-Datenbankformat (z. B. Excel) bzw. als Content-Dateien (z. B. Word) exportierbar. Der jeweilige Kunde ist und bleibt Eigentümer der Daten. media.works stellt durch newsroom die Applikation zur Datenbearbeitung bereit.

Ist es möglich die Einhaltung der getroffenen Vereinbarungen/Aussagen im Bedarfsfall durch uns zu prüfen/auditieren?

Gerne sind wir bereit, Sie bei einem entsprechenden Audit zu unterstützen.

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