Fragen & Antworten

Wie finde ich heraus, welche „<em>newsroom</em>“-Variante die richtige für mich/unser Unternehmen/unsere Organisation ist?

Wir bieten drei „newsroom“-Varianten an: „day2day“, „advanced“ und „premium“.

„newsroom day2day“ ist optimal für kleine und mittlere Unternehmen, Kommunen, Verbände und Agenturen mit fünf bis 25 Anwendern. Potenzielle Nutzer sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kommunikationsabteilung sowie Mitglieder der Geschäftsleitung. Wir haben eine kompakte Lösung entwickelt für alle, die die Planung von Kommunikationsaktivitäten und Events mit Tabellenkalkulationen für suboptimal halten und ein praktisches Tool für Planung, Produktion und Publikation von Kommunikationsinhalten aus einem Guss suchen – das auch in kleine Budgets passt.

„newsroom advanced“ ist für mittlere und große Unternehmen, Verwaltungen, Verbände und Agenturen mit komplexen Strukturen ausgelegt und perfekt für 15 bis 75 Anwender. Diese Variante bildet den Rahmen für das Management anspruchsvoller Aufgaben in der Integrierten Kommunikation mit mehr als einer Handvoll an Formaten, Kanälen und Zielgruppen. Sie vernetzt die Arbeit und die Ideen von Kommunikationsabteilungen und Fachfunktionen sowie Marktverantwortlichen. Ein wesentliches Feature ist die Einbindung von Experten in die Abstimmung von Inhalten sowie das integrierte Übersetzungsmanagement.

„newsroom premium“ ist konzipiert für große und weltweit operierende Unternehmen, Verwaltungen und Verbände mit komplexen Strukturen sowie Agenturen mit international ausgerichtetem Kundenportfolio. Im intensiven Dialog mit den Praktikern von mch: entsteht ein maßgeschneiderter Rahmen für das souveräne Management anspruchsvollster Aufgaben in der Planung und Steuerung Integrierter Kommunikation und Newsrooms. So wird der ebenso transparente wie effiziente Austausch zwischen Kommunikations- und Fachabteilungen, Marktverantwortlichen, Eventmanagern, Marketingfunktionen und dem Key-Account-Management sowie dem Top-Management möglich: Die gekonnte Orchestrierung setzt die Ressourcen effektiv ein – und schafft Freiräume für kreative Content-Entwicklung.


Was kostet „newsroom“?

„newsroom day2day“ ist für 19,90 Euro pro Nutzer und Monat zu haben – ab mindestens fünf Nutzern. Beispiel: Zehn Nutzer kosten 199 Euro pro Monat oder 2.388 Euro im Jahr – inkl. Server und Programm-Updates. Als Vergleich: Office-Softwarepakete großer Softwarehersteller kosten in der Regel rund zehn Euro pro Nutzer und Monat, sie sind aber für die effiziente Kommunikation bei weitem nicht so optimal ausgelegt wie „newsroom day2day“.

„newsroom advanced“ ist für 39,90 Euro pro Nutzer und Monat zu bekommen. Beispiel: Für 35 Nutzer werden 1.396,50 Euro pro Monat oder 16.758 Euro im Jahr abgerufen – inkl. Server und Programm-Updates. Das ist weniger als die Hälfte der durchschnittlichen Personalkosten für einen Beschäftigten im Kommunikationsbereich. Diese Summe rechnet sich sehr schnell, indem z. B. durch hohe Transparenz Doppelarbeit und aufwendige Feuerwehreinsätze vermieden werden.

„newsroom premium“ weist 59,90 Euro pro Nutzer und Monat als Orientierungspreis aus. Der tatsächliche Preis ergibt sich individuell pro Kunde für die maßgeschneiderte Variante. Beispiel 1: Ein großes mittelständisches Unternehmen benötigt nur wenige Ergänzungen und Anpassungen der Variante „newsroom advanced“. In diesem Fall wird der Preis pro Nutzer und Monat eher in der Nähe von 39,90 Euro liegen. Beispiel 2: Ein international aufgestellter Konzern will „newsroom premium“ auf einem eigenen Server hosten, SSO („single sign-on“) aktivieren, diverse Schnittstellen zu Content-Management-Systemen (CMS) und Social-Media-Kanälen aktivieren. In diesem Fall liegen die Kosten unter Umständen bei mehr als 59,90 Euro pro Nutzer und Monat – plus ggf. einmalige Kosten für die individuelle Einbettung von „newsroom“ in die Systemlandschaft des Konzerns.


Kann ich „newsroom“ kaufen?

Nein, „newsroom“ wird ausschließlich über ein Lizenzmodell zur Verfügung gestellt. So lässt sich „newsroom“ am besten mit einem hohen Maß an Flexibilität individuell einsetzen und der Wartungsaufwand für den Kunden entfällt.


Wie lange ist die Vertragslaufzeit für die Nutzung von „newsroom“?

Die Regelvertragslaufzeit beträgt ein Jahr, die sich ohne fristgerechte Kündigung um jeweils ein Jahr verlängert. Bei den Varianten „newsroom advanced“ und „newsroom premium“ sind gesonderte Absprachen möglich.


Muss „newsroom“ auf dem PC/Laptop installiert werden?

Nein, „newsroom“ ist web-basiert und kann über jeden gängigen Web-Browser (z. B. Internet Explorer, Chrome, Firefox) genutzt werden.


Wie steht es mit der Datensicherheit von „newsroom“?

Der Zugang zu „newsroom“ erfolgt über einen verschlüsselten Kanal (https) und über eine Zugangskontrolle (Benutzername/Passwort).

„newsroom“ schreibt jeden fehlgeschlagenen Versuch eines Logins in ein Logfile. Kommt es wiederholt zu fehlgeschlagenen Login-Versuchen bei einem gültigen Benutzernamen bzw. Account, wird nach dem fünften Versuch der Account für eine Zeitspanne von fünf Minuten deaktiviert und der Administrator informiert.

„newsroom“ verfügt über ein Berechtigungskonzept auf Rollenbasis. Damit wird sichergestellt, dass ein Nutzer nur die Funktionen zur Verfügung hat, die ihm bei Anlage des Accounts zugewiesen wurden.

Die in „newsroom“ gespeicherten Daten liegen auf Servern in zertifizierten (ISO 27001) Rechenzentren in Deutschland – bzw. in einem vom jeweiligen Kunden benannten Rechenzentrum. Unser Partner „Hostway“ ist Mitglied von ECO, DENIC, RIPE, NOMINET UK.

Die Datensicherung erfolgt mehrstufig und kontinuierlich mit einer Kombination aus sogenannten inkrementellen Backups und Voll-Backups. Die Sicherung wird jeweils doppelt abgelegt.


Kann „newsroom“ auf einem Server unseres Unternehmens gehostet werden?

Ja, allerdings nur in der Variante „newsroom premium“. Ausnahmen sind auch bei „newsroom advanced“ möglich, allerdings fallen wegen des höheren Wartungsaufwands zusätzliche Kosten an. Sprechen Sie uns einfach an, wir finden gemeinsam eine Lösung.


Bietet „newsroom“ auch SSO („single sign-on“) an?

Ja, allerdings grundsätzlich nur in der Variante „newsroom premium“, wenn das System beim Kunden gehostet wird.


Gibt es eine Rechte-Verwaltung in „newsroom“?

Ja. „newsroom“ ist prinzipiell auf hohe Transparenz von Planung und Inhalten für alle Nutzer ausgelegt, bietet aber gleichzeitig eine klare Rechtestruktur. Diese wird über fünf „Personae“ abgebildet:

Der „Administrator“ hat vollen Zugriff auf das gesamte System (inkl. Backend) und alle Daten. Der „Editor-in-Chief“ (Chef vom Dienst/CvD) hat Zugriffsrechte auf alle für die Steuerung von „newsroom“ relevanten Funktionen im Backend (z. B. Einträge in die Tag-Liste, Abbildung der Orga-Struktur, Nutzer-Profile, Event- und Aktivitätstypen) sowie alle Funktionen im operativen Betrieb (z. B. Anlegen neuer Themen, Aktivitäten, Zuweisung von Aufgaben an „Owner“). Der „Editor“ hat Zugriff auf seine eigenen Profileinstellungen sowie seine Aufgaben. Er kann z. B. neue Aktivitäten und Events anlegen und diese bearbeiten, aber keine neuen Tags oder Themen anlegen oder anderen „Ownern“ Aufgaben zuweisen. Der „Experte“ hat ausschließlich Zugriff auf seine eigenen Profileinstellungen sowie seine Aufgaben – darüber hinaus sieht der „Experte“ keine weiteren Inhalte in „newsroom“. Der „Übersetzer“ hat ausschließlich Zugriff auf seine eigenen Profileinstellungen sowie seine Aufgaben – darüber hinaus sieht der „Übersetzer“ keine weiteren Inhalte in „newsroom“.


Kann ich in „newsroom“ Inhalte anlegen, die nicht jeder sehen darf?

Ja. Dabei nutzen wir das „newsroom“-Prinzip, dass jeder Kommunikations-Aktivität ein oder mehrere „Owner“ zugeordnet sein müssen. Ein Klick in die Selektion „Inhalt nur für Aktivitäts-Owner“ macht die Aktivität nur für die festgelegten „Owner“ sichtbar – alle anderen wissen nicht, dass es diese Aktivität gibt.


Kann ich in „newsroom“ Inhalte produzieren?

Ja. Mit „newsroom“ lassen sich beliebig viele Formen von Inhalten („Aktivitäts-Typen“) planen und produzieren. Für die Produktion von Inhalten sind entsprechende Templates hinterlegt. In „newsroom day2day“ sind fünf Templates integriert (z. B. Pressemitteilung und Twitter), in „newsroom advanced“ sind es zehn Templates. In „newsroom premium“ werden alle vom jeweiligen Kunden benötigten und bereits verfügbaren Templates freigeschaltet. Bei Bedarf werden weitere Templates individuell entwickelt und bereitgestellt.


Kann ich in „newsroom“ Inhalte abstimmen?

Diese Funktion wird in den Varianten „newsroom advanced“ und „newsroom premium“ standardmäßig zur Verfügung gestellt. Dabei können sowohl Nutzer von „newsroom“ als auch „Experten“ zur Prüfung von Inhalten z. B. bei Technik- oder Finanzangaben sowie verwendeten Zitaten bzw. zur Mitarbeit am Inhalt einer Aktivität eingeladen werden.


Kann ich Content direkt aus „newsroom“ heraus publizieren?

Ja. Dabei hängt die Zahl der freigeschalteten Kanäle von der jeweiligen „newsroom“-Variante ab. Alle Varianten verfügen über eine PDF- und Word-Exportfunktion für Text-Inhalte sowie ein Standard-Template für Digitalkanäle.

In „newsroom day2day“ als Basisversion steht außerdem eine Schnittstelle zu „Twitter“ zur Verfügung.

„newsroom advanced“ bietet zusätzlich eine Schnittstelle zur Kommunikations-Plattform unseres Schweizer Partnerunternehmens „Beekeeper“. Für das erste Halbjahr 2018 sind weitere Schnittstellen zu gängigen Social-Media-Plattformen in Planung.

Am sinnvollsten ist für umfangreiche Publikationsarbeit aus „newsroom“ heraus die Variante „newsroom premium“, da hier die Schnittstellen individuell an die genutzten Content-Management-Systeme (CMS) angepasst werden. Die Erfahrung zeigt z. B., dass sich selbst gängige Systeme wie WordPress oder Typo3 in der jeweiligen Anwendung in Unternehmen bzw. Organisationen teils erheblich unterscheiden – daher ist die individuelle Anpassung pro Kunde am sinnvollsten und letztlich am effektivsten. Wir beraten dazu gerne.


Kann ich in „newsroom“ Kommunikations-Prozesse abbilden?

„newsroom“ verfügt in allen Varianten über eine Statusauswahl und -anzeige. Es gibt drei Prozessgruppen: „Start“, „Edit“, „Finish“. Diese können individuell pro Gruppe um beliebig viele Prozessschritte und Farbcodes erweitert werden, z. B.: „Vorschlag für Konferenz“, „Vorschlag akzeptiert“, „In Arbeit“, „1. Abstimmung“, „GF-Abstimmung“ „Prefinal“, „Final“, „Fertig“. Entsprechend zeigt „newsroom“ den aktuellen Status mit entsprechendem Farbcode zu jeder Aktivität an. So wird auf einen Blick sichtbar, wo noch was „hakt“ oder ob alles auf „Grün“ steht.


Kann ich Termine und Aufgaben aus „newsroom“ exportieren?

Ja. „newsroom“ verfügt seit Oktober 2017 über eine Exportfunktion zu MS-Outlook.


Wie erfahre ich, wenn es in „newsroom“ neue Informationen für mich gibt?

„newsroom“ bietet verschiedene Informationswege an:

An jede Aktivität können Kommentare in einer Art „Chatfunktion“ angehängt werden.

Außerdem ist in „newsroom“ ein „notification“-Tool integriert, mit dem alle für den jeweiligen Nutzer individuell relevanten Informationen angezeigt werden – z. B. neue Aufgaben, Änderungen an bestehenden Aktivitäten, neue Kommentare, Status-Änderungen etc. In „newsroom day2day“ ist die „notification“ passiv, also rein informativ. In den Varianten „newsroom advanced“ und „newsroom premium“ sind aktive Links zur jeweiligen Aufgabe bzw. Aktivität enthalten: Mit einem Klick springt man in die Details.

Mit „newsroom“-Aufgaben beauftragte „Experten“ bzw. „Übersetzer“ erhalten eine entsprechende Mail mit einem Link, der direkt zur Aufgabe führt.


Kann ich externe Nutzer in „newsroom“ anlegen bzw. aktivieren?

Auf den von uns gehosteten „newsroom“-Varianten ist dies problemlos möglich – so lassen sich z. B. Mitarbeiter beauftragter PR-Agenturen als „Editoren“ oder Übersetzungs-Dienstleister als „Übersetzer“ nahtlos einbinden. Bei von Kunden selbst gehosteten „newsroom“-Varianten kann die Einbindung externer Nutzer aufgrund von Firewall-Einstellungen problematisch bis unmöglich sein.


Gibt es eine app-Version von „newsroom“?

Aktuell noch nicht, ein entsprechendes Modul ist aber konzipiert und soll im ersten Halbjahr 2018 für „newsroom premium“ zur Verfügung stehen. Wir haben bisher auf eine app-Lösung von „newsroom“ für Mobilgeräte verzichtet, da insbesondere die Planungsübersicht auf Smartphones gar nicht sinnvoll und auf Tabs nur eingeschränkt darzustellen ist. Die „newsroom“-app wird daher nur die für die mobile Nutzung sinnvollen Funktionen von „newsroom“ beinhalten.


Muss ich „newsroom“ selber konfigurieren und einrichten?

„newsroom“ ist so konzeptioniert, dass jede Nutzergruppe das System auch ohne spezielle Vorkenntnisse mithilfe unserer Video-Schulungen einrichten kann. Aber selbstverständlich unterstützt das „newsroom“-Team von mch: auch bei der Einrichtung:

Ein „newsroom day2day“-System richten wir Ihnen für 250 Euro gerne ein (inkl. zehn Nutzerprofile, 50 Tags, ein einstündiges Online-Training auf Basis des eingerichteten Systems).

Ein „newsroom advanced“-System richten wir Ihnen für 500 Euro gerne ein (inkl. 20 Nutzerprofile, 100 Tags, zehn Märkte, fünf Units, einem „Activity“-Set und einem einstündigen Online-Training auf Basis des eingerichteten Systems).

Die Einrichtung eines „newsroom premium“-Systems wird individuell je nach Aufwand und Bedarf angeboten.

Das „newsroom“-Team von mch: bietet außerdem für 1.500 Euro (plus Reisekosten/Übernachtung) einen eintägigen Praxisworkshop mit bis zu zehn Teilnehmern an, um die jeweilige „newsroom“-Variante optimal an die Prozesse und Arbeitsabläufe der jeweiligen Organisation anzupassen.


Gibt es auch Schulungen für die Nutzer von „newsroom“?

„newsroom“ ist so konzeptioniert, dass Nutzer sich ohne spezielle Vorkenntnisse mithilfe unserer Video-Schulungen schnell orientieren und sofort loslegen können. Unser Credo ist: „Sie können in ,newsroom‘ nichts falsch machen!“ Aber selbstverständlich bieten wir „newsroom“-Web-Schulungen für 100 Euro pro einstündiger Session an sowie Trainings-Sessions vor Ort für 750 Euro pro Tag (plus Reisekosten/Übernachtung).


Gibt es für „newsroom“ auch eine „Hotline“?

Das „newsroom“-Team von mch: bietet je nach Bedarf des Kunden verschiedene Service-Pakete an – von einem einfachen digitalen Ticket-System für 250 Euro im Monat (inkl. zehn Tickets) bis hin zur Integration in Helpdesk-Supportsysteme bei großen Unternehmen – auf Anfrage und individuell gestaltet. Sprechen Sie uns einfach an, welche Lösung für Ihr Unternehmen die beste ist!